Deelnemen aan een driedaagse buitenlandse beurs met je eigen stand, én een lezing houden. Dat betekent een behoorlijke organisatie. Presentatie, promotie, standinrichting, je toespraak… Hoe fijn is het als je de zorgen hiervoor uit handen kunt geven. Aan Imag, die onlangs de complete internationale beurspresentatie voor Weducon verzorgde.
Weducon nam niet alleen deel met een eigen stand, er stond ook een lezing in het Fefco auditorium op het programma.
Om het maximale bereik uit dit evenement halen verzorgde Imag de promotie- en presentatiemiddelen, van ontwerp tot levering. Wat kwam hier bij kijken?
Thema en planning beurspresentatie
Weducon® ontwikkelt systemen die vervuiling voorkomen bij de productie van papier en golfkarton. Dat zorgt voor hogere productiviteit en kwaliteit van het eindproduct. Ook blijft de productieomgeving gezond, en verminderen werkdruk, energieverbruik en productieafval.
Belangrijke argumenten, samengevat in het thema van Weducon’s beurspresentatie, ‘Hoe bewaak je kwaliteit en productiviteit te midden van duurzaamheidsuitdagingen?’ Een thema dat in alle presentatiemiddelen terugkwam: standontwerp, foldermateriaal, video’s en gesproken presentatie.
Imag stelde een planning op met de deadlines van externe partijen — drukkers, standleverancier en beursorganisatie. Aan de hand hiervan schreven we een vijf minuten durende presentatie met video-animaties, alles volgens strikte richtlijnen van de beursorganisatie.
Standontwerp en narrowcasting
Voor de stand maakten we gebruik van een truss-systeem. Een herbruikbare, modulaire constructie, aan te passen aan beschikbare ruimte en beursthema. Omdat de standruimte werd gedeeld met Weducon’s agent voor het VK maakte Imag een hybride ontwerp voor wanden en banieren. Verder regelden we de productiebegeleiding, zodat alle standmaterialen op tijd werden geleverd.
Bezoekers die niet direct te woord gestaan konden worden, konden op de standwanden aansprekende cases bekijken met QR-codes naar de betreffende projecten op de website. Ook maakten we videopresentaties voor narrowcasting schermen met installaties in actie.
Promotiematerialen: brochures en hand-outs
Vanwege een belangrijke productuitbreiding van de Corrucleaner®, Weducon’s paradepaardje, waren er nieuwe brochures nodig. Wat begon met een folder van 4 pagina’s, naar twee jaar later 6 pagina’s, werd nu een brochure van 8 pagina’s. Hiervoor verzorgde Imag ontwerp, teksten, fotobewerking, illustraties en vertalingen, natuurlijk drukklaar aangeleverd en tijdig geproduceerd.
Omdat niet elke Fefco bezoeker aanwezig zou zijn bij Weducon’s Spotlight presentatie in het auditorium ontstond het idee om een hand-out in de vorm van een aantrekkelijke brochure te maken. Een last-minute plan, dat we precies op tijd produceerden en leverden!
Website en social-media promotie van het evenement
Nu alle presentatiemiddelen klaar waren, was het tijd voor de promotie. Bestaande uit een artikel in drie talen op de website, aankondigingen (en bedankjes) op LinkedIn en het Google Bedrijfsprofiel.
Ook het digitale beursportal richtte Imag in met een aansprekende banner en informatie over wat bezoekers allemaal konden verwachten.
Met alles op tijd gegereld, inclusief de communicatie met leveranciers en beursorganisatie, kon Weducon zich concentreren op de beurs zelf. Het voeren van gesprekken, productdemo’s en het houden van de presentatie. Fefco Technical Seminar ’23 werd voor Weducon dan ook een van de succesvolste beurzen tot nu toe.
Heb jij een evenement of vakbeurs waarbij je hulp kunt gebruiken? Zoals je ziet kan Imag je veel werk uit handen nemen en je helpen met je presentatie en promotie. Maar ook met je online aankondigingen en videopresentaties. Neem contact op, dan kijken we wat er moet gebeuren om een grandioos succes te maken van jouw evenement!
